Was sich seit 2026 geändert hat

Was hat sich geändert?

Früher durften Sie eine Rechnung auf Papier oder als PDF zustellen. Seit dem 1. Januar 2026 müssen belgische MwSt.-pflichtige Unternehmen untereinander strukturierte elektronische Rechnungen verwenden. Das steht im Gesetz vom 6. Februar 2024 und im Königlichen Erlass vom 8. Juli 2025.

Eine strukturierte Rechnung ist eine Datei (XML), in der jede Angabe einen festen Platz hat: die Nummer, das Datum, jede Zeile, die MwSt. Das Buchhaltungsprogramm Ihres Kunden liest sie, ohne dass jemand abtippen muss. Ein PDF ist keine strukturierte Rechnung, auch nicht, wenn es per E-Mail kommt.

Die Rechnungen werden grundsätzlich über das Peppol-Netzwerk übermittelt, im Format Peppol BIS Billing 3.0. Von diesem Format abweichen kann man nur, wenn beide Parteien einverstanden sind und das andere Format ebenfalls der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Für wen gilt das?

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen MwSt.-pflichtigen Unternehmen, die in Belgien niedergelassen sind. Ihr Status (Haupt- oder Nebenberuf, Gesellschaft, Einzelunternehmen) spielt keine Rolle; Ihr MwSt.-Status schon.

Verpflichtet

• Jedes MwSt.-pflichtige Unternehmen, das einem anderen belgischen MwSt.-Pflichtigen Rechnungen stellt.
• Kleinunternehmen unter der Sonderregelung für Kleinunternehmen (Steuerbefreiung) (Umsatz bis 25.000 Euro pro Jahr): Sie müssen E-Rechnungen empfangen und versenden.
• Unternehmen, die nur an Privatpersonen verkaufen: Sie senden ihren Kunden keine E-Rechnung, müssen aber E-Rechnungen ihrer Lieferanten empfangen können.
• Landwirte unter der Sonderregelung für Landwirte: zumindest für den Empfang.

Nicht zum Versand verpflichtet

• Wer nur Umsätze tätigt, die nach Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches befreit sind (z. B. viele medizinische und soziale Berufe). Sie müssen auch nicht empfangen.
• Ausländische Unternehmen ohne feste Niederlassung in Belgien. Sie müssen auch nicht empfangen.
• Unternehmen im Konkurs.
• Pauschal besteuerte MwSt.-Pflichtige, bis diese Regelung ausläuft (spätestens am 1. Januar 2028). Empfangen müssen sie aber.

Rechnungen an Privatpersonen und an ausländische Kunden fallen nicht unter die Pflicht. Rechnungen an Behörden müssen bereits seit dem 1. März 2024 elektronisch sein.

Wie funktioniert Peppol?

Peppol ist kein Programm und keine Website, sondern ein Netzwerk mit Vereinbarungen, wie das Telefonnetz. Sie schließen sich über einen Dienstleister an, den Access Point.

1. 01

   Sie erstellen die Rechnung

   In Ihrem Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm, wie bisher. Das Programm wandelt sie in das richtige Format um.

2. 02

   Ihr Access Point versendet sie

   Der Access Point Ihres Programms prüft die Rechnung und sucht im Register, wo Ihr Kunde angeschlossen ist.

3. 03

   Der Access Point Ihres Kunden empfängt sie

   Die Rechnung kommt beim Dienstleister Ihres Kunden an, der sie in dessen Programm einspielt.

4. 04

   Ihr Kunde verbucht sie

   Ohne Abtippen. Ihren Kunden finden Sie über seine Unternehmensnummer: Sie brauchen keine separate Adresse.

Die kostenlose Plattform Hermes der Behörden gibt es nicht mehr: Sie wurde Ende 2025 eingestellt. Mercurius ist die Plattform für Rechnungen an Behörden, keine Lösung zwischen Unternehmen.

Welche Geldbußen gibt es?

Wer nicht über die technischen Mittel verfügt, um strukturierte E-Rechnungen zu versenden und zu empfangen, riskiert eine Geldbuße von 1.500 Euro beim ersten Verstoß, 3.000 Euro beim zweiten und 5.000 Euro bei jedem weiteren. Ein weiterer Verstoß zählt erst, wenn er mindestens drei Monate nach der vorherigen geahndeten Feststellung festgestellt wird.

In den ersten drei Monaten von 2026 galt eine Toleranzfrist für alle, die rechtzeitig Schritte unternommen hatten. Diese ist vorbei: Seit April 2026 kann die Steuerverwaltung Geldbußen verhängen. Daneben bestehen die üblichen Geldbußen für fehlende oder fehlerhafte Rechnungen weiter.

Gibt es steuerliche Unterstützung?

Ja. KMU und Selbstständige dürfen die Kosten für die E-Rechnung (Abonnements für ein Rechnungsprogramm, Beratung bei der Einführung) zu 120 % abziehen. Das gilt für Kosten vom 1. Januar 2024 bis einschließlich 31. Dezember 2027.

Für digitale Investitionen, darunter Rechnungs- und Buchhaltungssysteme, gilt seit dem 1. Januar 2025 ein erhöhter Investitionsabzug von 20 %. Fragen Sie Ihren Buchhalter, was für Sie gilt.

Was kommt noch?

Die Regierung will ab 2028 das E-Reporting einführen: Die Daten jeder Rechnung gehen dann fast sofort auch an die Steuerverwaltung, und die jährliche Kundenliste entfällt. Der Ministerrat hat im Juli 2026 einen Gesetzentwurf mit dem 1. Januar 2028 als Startdatum gebilligt; er ist noch kein Gesetz, und die technischen Regeln sind noch nicht bekannt.

Europa folgt mit dem Paket ViDA: Ab dem 1. Juli 2030 werden auch Rechnungen zwischen Unternehmen in verschiedenen Mitgliedstaaten elektronisch gemeldet.