Wat er sinds 2026 veranderd is

Wat is er veranderd?

Vroeger mocht u een factuur op papier of als pdf bezorgen. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Dat staat in de wet van 6 februari 2024 en het koninklijk besluit van 8 juli 2025.

Een gestructureerde factuur is een bestand (XML) waarin elk gegeven een vaste plaats heeft: het nummer, de datum, elke lijn, de btw. Het boekhoudprogramma van uw klant leest het zonder overtypen. Een pdf is geen gestructureerde factuur, ook niet als hij per mail komt.

De facturen reizen in principe over het Peppol-netwerk, in het formaat Peppol BIS Billing 3.0. Afwijken van dat formaat kan alleen als beide partijen akkoord gaan en het andere formaat ook aan de Europese norm EN 16931 voldoet.

Voor wie geldt het?

De verplichting geldt voor handelingen tussen btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn. Uw statuut (hoofdberoep, bijberoep, vennootschap, eenmanszaak) speelt geen rol; uw btw-statuut wel.

Wel verplicht

• Elke btw-plichtige onderneming die aan een andere Belgische btw-plichtige factureert.
• Kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling (omzet tot 25.000 euro per jaar): zij moeten e-facturen ontvangen en versturen.
• Ondernemingen die alleen aan particulieren verkopen: zij sturen hun klanten geen e-factuur, maar moeten e-facturen van hun leveranciers kunnen ontvangen.
• Landbouwers onder de bijzondere landbouwregeling: minstens voor het ontvangen.

Niet verplicht om te versturen

• Wie alleen handelingen doet die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het btw-wetboek (bv. veel medische en sociale beroepen). Zij hoeven ook niet te ontvangen.
• Buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België. Zij hoeven ook niet te ontvangen.
• Ondernemingen in faillissement.
• Forfaitaire btw-plichtigen, tot die regeling uitdooft (uiterlijk 1 januari 2028). Ontvangen moeten ze wel.

Facturen aan particulieren en aan buitenlandse klanten vallen buiten de verplichting. Facturen aan de overheid moeten al sinds 1 maart 2024 elektronisch.

Hoe werkt Peppol?

Peppol is geen programma en geen website, maar een netwerk met afspraken, zoals het telefoonnet. U sluit aan via een dienstverlener, het access point.

1. 01

   U maakt de factuur

   In uw boekhoud- of facturatieprogramma, zoals vroeger. Het programma zet ze om in het juiste formaat.

2. 02

   Uw access point verstuurt ze

   Het access point van uw programma controleert de factuur en zoekt in het register waar uw klant aangesloten is.

3. 03

   Het access point van uw klant ontvangt ze

   De factuur komt aan bij de dienstverlener van uw klant, die ze in zijn programma zet.

4. 04

   Uw klant boekt ze

   Zonder overtypen. U vindt uw klant met zijn ondernemingsnummer: u hebt geen apart adres nodig.

Het gratis platform Hermes van de overheid bestaat niet meer: het werd eind 2025 stopgezet. Mercurius is het platform voor facturen aan de overheid, geen oplossing tussen ondernemingen.

Welke boetes zijn er?

Wie niet de technische middelen heeft om gestructureerde e-facturen te versturen en te ontvangen, riskeert een boete van 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro bij elke volgende. Een volgende overtreding telt pas als ze minstens drie maanden na de vorige beboete vaststelling komt.

In de eerste drie maanden van 2026 gold een gedoogperiode voor wie tijdig stappen had gezet. Die is voorbij: sinds april 2026 kan de fiscus boetes opleggen. Daarnaast blijven de gewone boetes voor ontbrekende of onjuiste facturen bestaan.

Is er fiscale steun?

Ja. Kmo's en zelfstandigen mogen de kosten voor e-facturatie (abonnementen op een facturatieprogramma, advies bij de invoering) voor 120 % aftrekken. Dat geldt voor kosten van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2027.

Voor digitale investeringen, waaronder facturatie- en boekhoudsystemen, geldt sinds 1 januari 2025 een verhoogde investeringsaftrek van 20 %. Vraag uw boekhouder wat op u van toepassing is.

Wat komt er nog?

De regering wil vanaf 2028 e-reporting invoeren: de gegevens van elke factuur gaan dan bijna meteen ook naar de fiscus, en de jaarlijkse klantenlisting verdwijnt. De ministerraad keurde in juli 2026 een wetsontwerp goed met 1 januari 2028 als startdatum; het is nog geen wet en de technische regels zijn nog niet bekend.

Europa volgt met het pakket ViDA: vanaf 1 juli 2030 worden ook facturen tussen ondernemingen in verschillende lidstaten elektronisch gerapporteerd.